Chi phí tiệc thôi nôi gồm những khoản nào

Thực đơn và đồ uống thường là khoản chi thay đổi mạnh theo số khách

Chi phí ăn uống phụ thuộc trực tiếp vào số lượng khách, hình thức phục vụ và thực đơn đã chọn. Tiệc càng đông, tổng tiền thực đơn càng tăng; đồng thời số bàn hoặc số suất dự phòng cũng có thể làm ngân sách thay đổi.

Khi lập dự toán, nên tách phần ăn uống thành:

• Thức ăn theo bàn, theo suất hoặc buffet

• Đồ uống

• Bánh kem

• Món dành riêng cho trẻ em nếu cần

• Suất ăn chay hoặc thực đơn đặc biệt

• Bàn hoặc phần ăn dự phòng

Khi chọn món ngon đãi tiệc, gia đình không chỉ nên cân nhắc sở thích mà còn cần xem mức giá, khẩu phần, khả năng phù hợp với nhiều nhóm khách và cách kết hợp món trong một bàn tiệc. Một menu hợp lý về cơ cấu thường giúp kiểm soát ngân sách tốt hơn so với việc chọn nhiều món riêng lẻ nhưng thiếu cân đối.

Điểm dễ gây sai lệch ngân sách là chỉ tính giá món ăn nhưng bỏ qua đồ uống và phần phát sinh theo số khách thực tế. Với nhà hàng hoặc đơn vị đặt tiệc, gia đình nên kiểm tra rõ báo giá đang tính theo bàn, theo người hay theo gói, đồng thời xác định số khách tối thiểu và cách tính phần phát sinh.

Nếu muốn kiểm soát chi phí, số khách nên được chốt trước khi lựa chọn thực đơn tiệc, bởi số lượng bàn hoặc suất ăn là một trong những yếu tố tác động trực tiếp đến tổng ngân sách. Việc chọn menu trước rồi mới xác định quy mô khách có thể khiến tổng ngân sách vượt dự kiến dù giá mỗi bàn hoặc mỗi suất vẫn nằm trong khả năng chi trả.

Khi xây dựng thực đơn đãi tiệc thôi nôi, nên xác định ngân sách dự kiến trên mỗi bàn hoặc mỗi khách trước, sau đó mới lựa chọn số lượng và nhóm món. Cách làm này giúp gia đình dễ điều chỉnh menu khi số khách thay đổi mà vẫn giữ tổng chi phí trong giới hạn đã đặt ra.

Việc lựa chọn món ngon đãi tiệc thôi nôi cũng nên dựa trên cơ cấu khách mời. Nếu tiệc có nhiều trẻ nhỏ, người lớn tuổi hoặc khách ăn chay, việc bố trí món phù hợp ngay từ đầu có thể hạn chế tình trạng phải gọi thêm món hoặc phát sinh suất ăn riêng trong ngày tổ chức.

Địa điểm có thể tạo chi phí trực tiếp hoặc làm thay đổi nhiều khoản khác

Nếu tổ chức tại nhà, gia đình có thể không phải trả tiền thuê sảnh nhưng vẫn có thể phát sinh chi phí cho bàn ghế, mái che, quạt, dụng cụ phục vụ, vận chuyển và dọn dẹp. Vì vậy, tổ chức tại nhà không đồng nghĩa với việc chi phí địa điểm bằng không. Khi sử dụng dịch vụ đặt tiệc tại nhà, cần kiểm tra báo giá đã bao gồm những hạng mục nào như chế biến món, nhân viên phục vụ, dụng cụ ăn uống, bàn ghế và thu dọn sau tiệc. Việc xác định rõ phạm vi dịch vụ giúp tránh so sánh một gói trọn gói với phương án chỉ tính riêng tiền thức ăn.

Nếu lựa chọn nấu tiệc tại nhà, gia đình cũng nên tính đồng thời chi phí món ăn, nhân sự phục vụ, bàn ghế, dụng cụ và vận chuyển để so sánh chính xác với phương án tổ chức tại nhà hàng hoặc sảnh tiệc.

Với nhà hàng, sảnh tiệc hoặc không gian thuê riêng, cần kiểm tra xem giá đã bao gồm những gì. Một địa điểm có thể cung cấp sẵn bàn ghế, điều hòa, âm thanh cơ bản hoặc nhân viên phục vụ; địa điểm khác lại tính riêng từng phần.

Các khoản nên kiểm tra trước khi đặt gồm:

• Phí thuê không gian hoặc điều kiện tối thiểu để sử dụng sảnh

• Bàn ghế và khăn bàn

• Âm thanh, màn hình hoặc thiết bị trình chiếu

• Điện, điều hòa hoặc thiết bị phục vụ ngoài trời

• Phí setup và tháo dỡ

• Thời gian sử dụng địa điểm

• Phụ thu nếu kéo dài thời gian

• Phí vệ sinh hoặc các khoản dịch vụ liên quan

Do đó, khi so sánh địa điểm, tổng chi phí sau khi cộng các hạng mục bắt buộc có ý nghĩa hơn giá thuê ban đầu. Nếu gia đình chọn nấu tiệc mừng thôi nôi tại nhà, phép so sánh chi phí cũng nên tính đủ phần phục vụ, bàn ghế, thiết bị và công việc thu dọn thay vì chỉ lấy tiền món ăn để đối chiếu với giá tiệc tại nhà hàng.

Trang trí được quyết định bởi quy mô và mức độ cá nhân hóa

Trang trí thôi nôi có thể chỉ gồm một backdrop đơn giản hoặc phát triển thành một khu vực được thiết kế đồng bộ theo chủ đề. Quy mô càng lớn, số lượng hạng mục và công việc thi công càng nhiều thì chi phí càng tăng.

Một gói trang trí có thể bao gồm:

• Backdrop mang tên và hình ảnh của bé

• Bong bóng hoặc hoa trang trí

• Bàn gallery

• Khung ảnh và phụ kiện

• Bục, mô hình hoặc hình chibi

• Bảng welcome

• Khu vực sân khấu

• Cổng chào

• Ánh sáng trang trí

Gia đình không nhất thiết phải sử dụng tất cả các thành phần này. Nếu mục tiêu chủ yếu là có một không gian đẹp để chụp ảnh và thực hiện nghi thức, backdrop cùng một khu vực trang trí chính có thể quan trọng hơn việc trải decor trên toàn bộ địa điểm.

Khi xem báo giá, cũng cần xác định chi phí đã bao gồm thiết kế, vận chuyển, thi công và tháo dỡ hay chưa. Hai gói có cùng số lượng vật dụng vẫn có thể khác nhau đáng kể nếu một bên sử dụng mẫu có sẵn còn bên kia thiết kế riêng theo yêu cầu. Khi lựa chọn dịch vụ trang trí tiệc thôi nôi, nên yêu cầu báo giá tách rõ các phần thiết kế, vật dụng, vận chuyển, nhân công thi công và tháo dỡ. Việc này giúp gia đình biết chính xác khoản nào nằm trong gói và khoản nào có khả năng phát sinh khi thay đổi chủ đề, kích thước backdrop hoặc quy mô khu vực trang trí.

Lễ cúng thôi nôi là một nhóm chi phí riêng nếu gia đình thực hiện nghi thức

Tiệc đãi khách và lễ cúng thôi nôi là hai phần có thể diễn ra trong cùng ngày nhưng không nên gộp thành một khoản khi dự toán.

Nếu thực hiện lễ cúng, ngân sách có thể bao gồm lễ vật, xôi chè, hoa quả, hoa, nhang đèn và những vật phẩm khác theo cách chuẩn bị của từng gia đình. Gia đình tự mua và tự bày lễ sẽ có cấu trúc chi phí khác với việc đặt mâm cúng trọn gói có giao hàng và sắp xếp.

Điều quan trọng khi tính chi phí tiệc thôi nôi là xác định ngay từ đầu phạm vi ngân sách đang nói đến: chỉ tính buổi tiệc hay bao gồm cả lễ cúng. Nếu không tách hai phần này, dự toán ban đầu rất dễ thấp hơn số tiền thực tế phải chi.

Nhân sự và dịch vụ phục vụ tiệc có thể được tính riêng

Một số địa điểm hoặc gói đặt tiệc đã bao gồm nhân viên phục vụ. Trong trường hợp khác, gia đình phải thuê thêm nhân sự tùy quy mô và hình thức tổ chức.

Nhóm này có thể gồm:

• Nhân viên phục vụ

• Người phụ trách setup và thu dọn

• MC

• Hoạt náo viên

• Mascot hoặc tiết mục dành cho trẻ

• Nhân sự âm thanh, ánh sáng

• Người điều phối chương trình

Không phải tiệc thôi nôi nào cũng cần đầy đủ các dịch vụ trên. Với tiệc gia đình quy mô nhỏ, nhiều hạng mục giải trí có thể bỏ qua. Ngược lại, khi số khách đông hoặc chương trình có nhiều hoạt động, nhân sự điều phối và phục vụ giúp buổi tiệc vận hành thuận lợi hơn.

Vì vậy, đây nên được xem là nhóm chi phí theo nhu cầu, không phải mặc định cộng toàn bộ dịch vụ vào ngân sách.

Chụp ảnh, quay phim và các hạng mục bổ sung cần được tính sau phần cốt lõi

Sau khi đã xác định thực đơn, địa điểm, trang trí và phần lễ cần thiết, gia đình có thể cân đối những dịch vụ nhằm tăng trải nghiệm hoặc lưu giữ kỷ niệm.

Các khoản thường gặp gồm:

• Chụp ảnh

• Quay phim

• Trang phục cho bé và gia đình

• Trang điểm, làm tóc

• Thiệp mời

• Quà cảm ơn khách

• In ảnh hoặc album

• Đạo cụ cho hoạt động của bé

Những hạng mục này có mức độ ưu tiên khác nhau đối với từng gia đình. Cách phân bổ hợp lý là giữ ngân sách cho các phần ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiếp khách và vận hành buổi tiệc trước, sau đó mới quyết định số tiền dành cho dịch vụ bổ sung.

Chẳng hạn, nếu ngân sách có giới hạn, gia đình có thể chọn chụp ảnh trong thời gian diễn ra nghi thức chính thay vì sử dụng nhiều dịch vụ hình ảnh khác nhau. Nguyên tắc là không để nhóm tùy chọn làm thiếu ngân sách của những hạng mục bắt buộc.

Các khoản phát sinh cần được kiểm tra trước khi chốt tổng ngân sách

Khoản khiến dự toán và số tiền thanh toán cuối cùng chênh lệch thường không nằm ở một hạng mục lớn mà đến từ nhiều chi phí nhỏ chưa được xác định lúc đầu.

Trước khi đặt dịch vụ, nên kiểm tra:

• Chi phí vận chuyển

• Chi phí lắp đặt và tháo dỡ

• Phụ thu khoảng cách hoặc địa điểm khó thi công

• Phụ thu ngoài giờ

• Phần ăn hoặc bàn phát sinh

• Thiết bị thuê thêm

• Phí dịch vụ

• Thuế nếu báo giá chưa bao gồm

• Điều kiện đặt cọc, đổi lịch và hủy dịch vụ

Khi tham khảo các gói đặt tiệc thôi nôi giá rẻ, gia đình nên so sánh dựa trên tổng số tiền phải thanh toán và phạm vi dịch vụ thực tế, thay vì chỉ nhìn mức giá quảng bá ban đầu. Gói có giá trị thấp nhưng chưa gồm vận chuyển, phục vụ, dụng cụ hoặc các khoản phụ thu có thể không còn tiết kiệm sau khi cộng đầy đủ chi phí. Một bảng dự toán rõ ràng nên chia ngân sách thành chi phí cố định, chi phí thay đổi theo số khách và chi phí tùy chọn. Cách chia này giúp gia đình biết khoản nào gần như không đổi và khoản nào phải điều chỉnh khi số người tham dự tăng hoặc giảm.

Công thức dự toán có thể hiểu đơn giản là:

Tổng chi phí = ăn uống địa điểm trang trí lễ cúng nhân sự/dịch vụ hạng mục bổ sung các khoản phát sinh

Không có một mức chi phí tiệc thôi nôi cố định phù hợp cho mọi gia đình. Quy mô khách quyết định phần lớn chi phí ăn uống; địa điểm quyết định nhiều nhu cầu về cơ sở vật chất; còn mức đầu tư cho trang trí và dịch vụ phụ thuộc vào trải nghiệm mà gia đình mong muốn. Vì vậy, cách lập ngân sách hiệu quả nhất là chốt số khách và hình thức tổ chức trước, sau đó yêu cầu báo giá tách từng hạng mục để nhận biết phần bắt buộc, phần tùy chọn và những khoản có thể phát sinh.